Mengirim lamaran kerja melalui email sudah menjadi hal yang biasa di era digital ini. Menggunakan email untuk mengirim dokumen-dokumen yang diperlukan dalam melamar kerja juga dapat menghemat waktu dan biaya bagi pelamar maupun perusahaan.
Bagaimana etika mengirim lamaran kerja melalui email? Berikut ini adalah panduan lengkap yang disusun oleh TeknoHops mengenai cara yang baik dan benar dalam mengirim lamaran kerja melalui email:
Cara mengirim lamaran kerja via email yang baik dan benar Seperti proses melamar kerja pada umumnya, terdapat beberapa hal yang diperlukan dalam melamar kerja melalui email. Selain berkas lamaran kerja, ada juga beberapa tips yang dapat meningkatkan peluang Kamu untuk dipanggil interview, seperti:
1. Gunakan alamat email profesional
Pastikan Kamu menggunakan alamat email yang profesional untuk menunjukkan keseriusan Kamu dalam melamar pekerjaan melalui email. Hindari menggunakan alamat email yang mengandung kata-kata tidak sopan atau nama panggilan.
Idealnya, Kamu menggunakan alamat email yang berisi nama lengkap dengan format namadepan.namabelakang@email.com, seperti john.doe@gmail.com.
Jika alamat email Kamu saat ini masih menggunakan nama panggilan, lebih baik jika Kamu membuat akun baru yang hanya digunakan untuk melamar kerja.
2. Buat Curriculum Vitae (CV) yang menarik
Berkas terpenting yang harus disiapkan sebelum melamar kerja melalui email adalah CV atau curriculum vitae. CV adalah sebuah daftar yang berisi informasi tentang biodata diri, pengalaman kerja, riwayat pendidikan, dan pencapaian lain yang relevan.
Sebaiknya hindari menggunakan CV dengan grafik yang terlalu mencolok dan berlebihan, karena dapat terkesan tidak profesional (kecuali jika posisi yang dilamar berkaitan dengan desain grafis).
Saat ini, banyak sekali website atau aplikasi yang menyediakan layanan untuk membuat CV secara gratis, jadi tak perlu repot-repot menulisnya sendiri. Buatlah CV yang menarik dan tepat sasaran untuk meningkatkan peluang Kamu diterima bekerja.
3. Lampirkan dokumen yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan
Biasanya, perusahaan akan meminta dokumen data diri dari pelamar kerja. Beberapa jenis dokumen yang sering diminta adalah:
- Scan KTP
- Pas foto
- Scan SIM (jika diperlukan)
- Scan transkrip nilai (jika diperlukan)
- Scan ijazah (jika diperlukan)
- Dan lain-lain
Umumnya, perusahaan akan meminta dokumen data diri setelah pelamar melalui tahapan interview. Namun tidak ada salahnya jika Kamu mempersiapkan semua dokumen tersebut di awal.
Selain itu, pastikan Kamu mengubah nama berkas sesuai dengan isinya, agar mudah dikenali oleh rekruter.
Anda dapat menggunakan format: Nama – Jenis Berkas – Tahun. Misalnya, nama berkas untuk CV lamaran kerja Kamu adalah Michael Jackson – CV – 2022.
Jangan lupa untuk memastikan ukuran berkas lamaran Kamu tidak melebihi 5MB. Jika berkas Kamu masih terlalu besar, Kamu dapat menggunakan aplikasi online seperti compressjpg (untuk foto) atau smallpdf (untuk hasil scan dokumen).
4. Tulislah subyek email dengan jelas
Subyek pesan adalah bagian pertama yang akan dilihat oleh rekruter ketika Kamu mengirim lamaran kerja melalui email. Jadi, gunakan subyek yang menarik atau sesuai dengan permintaan rekruter.
Biasanya, beberapa rekruter akan memberikan instruksi khusus mengenai cara menulis subyek pesan terkait dengan lamaran kerja. Jadi, pastikan Kamu membaca instruksi di lowongan kerja dengan seksama agar lamaran Kamu akan dibaca oleh rekruter.
Misalnya, jika rekruter menyatakan bahwa subyek email harus mencantumkan nama posisi yang dilamar dan kode lamaran, maka tuliskanlah subyek email seperti ini: “Lamaran Pekerjaan – Marketing Manager – Kode Lamaran: MKTG-2301”.
Dengan demikian, rekruter akan lebih mudah mengenali bahwa email tersebut merupakan lamaran kerja untuk posisi Marketing Manager dengan kode lamaran MKTG-2301.
5. Tulis surat pengantar atau cover letter
Surat pengantar biasanya dicantumkan di dalam body email lamaran kerja. Tulisan ini dapat digunakan untuk menjelaskan motivasi Kamu dalam melamar pekerjaan dan apa yang dapat Kamu tawarkan kepada perusahaan jika diterima.
Berikut adalah beberapa tips untuk menulis surat pengantar yang baik:
- Gunakan subjek yang jelas atau sesuai dengan permintaan rekruter.
- Sebutkan salam pembuka dengan nama rekruter (jika tersedia).
- Awali dengan perkenalan diri.
- Mention posisi yang ingin dilamar.
- Jelaskan pengalaman kerja yang relevan dengan posisi yang dilamar.
- Ringkas kecakapan dan harapan Kamu terkait lowongan.
- Tutup dengan ucapan terima kasih.
Jangan lupa untuk menggunakan bahasa yang formal dan menghindari kesalahan dalam tata bahasa. Pastikan untuk mengecek kembali surat pengantar sebelum mengirimkannya untuk memastikan tidak ada kesalahan atau kekurangan.
6. Kirim lamaran pada jam kerja
Hal lain yang perlu diperhatikan dalam mengirim lamaran kerja melalui email adalah waktu pengiriman. Walaupun email sangat fleksibel dan dapat dikirim kapan saja, tidak berarti Kamu bisa seenaknya mengirim lamaran tanpa memperhatikan waktu.
Sebaiknya, kirim lamaran Kamu pada jam operasional kantor di hari Senin – Jumat pukul 08:00 – 17:00. Hal ini dapat menunjukkan bahwa Kamu memiliki nilai profesionalitas dan menghargai waktu kerja, yang tentunya merupakan nilai positif bagi rekruter.
Jangan lupa, hindari mengirim lamaran pada hari libur atau pada jam-jam di luar jam kerja. Ini dapat menunjukkan tidak peduli atau tidak menghargai waktu rekruter.
7. Periksa kembali lamaran sebelum mengirim
Sebelum menekan tombol kirim, ada baiknya Kamu memeriksa kembali keseluruhan isi lamaran Kamu untuk menghindari kesalahan penulisan, berkas, dan lainnya.
Berikut adalah beberapa hal yang dapat Kamu lakukan untuk memeriksa kembali lamaran kerja melalui email:
- Pastikan bahwa persyaratan lamaran telah dipenuhi.
- Periksa apakah alamat email penerima sudah ditulis dengan benar.
- Pastikan subjek email cukup menarik atau sesuai dengan instruksi lamaran.
- Periksa kembali berkas-berkas yang dicantumkan.
- Pastikan ukuran berkas yang dicantumkan tidak melebihi 5MB.
- Baca ulang badan email untuk memastikan tidak ada kesalahan penting.
- Periksa waktu pengiriman email.
- Setelah memeriksa kembali semua hal di atas, email lamaran kerja Kamu sudah siap dikirim.
Jangan lupa untuk mengecek kembali berkas-berkas terlampir dan pastikan mereka terlampir dengan benar. Juga pastikan bahwa semua informasi yang dicantumkan dalam email lamaran Kamu benar dan up to date.
Sebagai tambahan, sebaiknya jangan mengirim lamaran ke beberapa perusahaan secara bersamaan menggunakan satu email. Buatlah email lamaran yang sesuai dengan perusahaan yang Kamu lamar, sesuaikan dengan posisi yang Kamu lamar dan pastikan untuk menggunakan bahasa yang sopan dan formal.
Dengan memperhatikan hal-hal di atas, Kamu dapat memastikan bahwa lamaran kerja via email yang Kamu kirim akan tersampaikan dengan baik kepada rekruter. Selamat mencoba!
